Política Antisoborno & Anticorrupción

POLÍTICA ANTISOBORNO & ANTICORRUPCIÓN

 

INTRODUCCIÓN

La integridad es fundamental para nuestro negocio. Participar en sobornos y corrupción es incorrecto, poco ético y contrario a nuestros valores. También es ilegal y no se tolerará. La presente política de lucha contra el soborno y la corrupción ofrece orientación para ayudar a los empleados y a otras personas que trabajan con nosotros a reconocer los problemas, evitar las conductas prohibidas y buscar rápidamente orientación cuando tengan dudas.

1. ¿QUÉ ES EL SOBORNO?

El soborno generalmente implica pagar u ofrecer dinero o algo de valor a alguien con el fin de inducirlo o recompensarlo por actuar de forma indebida, para obtener una ventaja indebida, o cuando se sabe que sería indebido que el receptor lo recibiera. Los sobornos suelen consistir en pagos (o promesas de pagos), pero también pueden consistir en la concesión de favores de valor para el receptor, así como en regalos y atenciones suntuosas o inapropiadas. El soborno también puede tener lugar cuando la oferta o el pago se realiza por o a través de un tercero y un empleado o Quintas Energy podría ser considerado responsable de las acciones indebidas de un tercero. El soborno puede ocurrir tanto en los tratos con individuos y empresas del sector privado, como cuando se interactúa con funcionarios públicos.

Por lo tanto, los sobornos pueden incluir, aunque no se limitan a:

• pagos en efectivo o equivalentes, ya sean realizados por un empleado o por terceros, como agentes, presentadores o consultores;
• regalos y gastos excesivos de representación, hospitalidad, viaje o alojamiento (véase la Guía sobre regalos y hospitalidad, más abajo);
• otros "favores", como permitir que los hijos de los clientes realicen prácticas en Quintas Energy sin seguir los procedimientos habituales de recursos humanos, o contratar a una empresa propiedad de un empleado de un cliente, esperando en cada caso recibir algún beneficio a cambio del cliente; y
• el uso no compensado de los servicios, instalaciones o propiedades de Quintas Energy.

Esta política está diseñada para garantizar el cumplimiento de las leyes y las normas éticas que esperamos que se respeten. Por lo tanto, es importante tener en cuenta esta política en todas sus relaciones comerciales, independientemente de dónde y con quién se realicen.

2. LO QUE ESTÁ PROHIBIDO

Está estrictamente prohibido:

• ofrecer, prometer, dar o autorizar, directa o indirectamente (incluyendo específicamente a través de agentes/contratistas y subagentes o subcontratistas de dichos terceros), cualquier cosa de valor para o en beneficio de cualquier persona (ya sea en el sector comercial o un funcionario público) con el fin de obtener cualquier ventaja indebida para Quintas Energy para un empleado, o para su familia, amigos, asociados o conocidos, o cuando sepa o crea que la persona (destinataria) no está autorizada a recibir la cosa de valor en virtud de la legislación aplicable u otras políticas o procedimientos que se aplican a esa persona en virtud de para quién trabaja o representa;
• solicitar, aceptar o recibir, ya sea en beneficio de Quintas Energy, en beneficio propio o de su familia, amigos, asociados o conocidos, cualquier cosa de valor de cualquier persona a cambio de proporcionar cualquier ventaja indebida, o cuando la aceptación de la cosa de valor estaría de otra manera prohibida por las políticas o procedimientos de Quintas Energy, incluyendo la orientación sobre Regalos y Hospitalidad, a continuación;
• utilizar medios ilegales o indebidos (incluidos sobornos, favores, chantajes, pagos financieros, incentivos, comisiones secretas u otras recompensas) para influir en las acciones de otros;
• actuar como intermediario de un tercero en la solicitud, aceptación, pago u oferta de un soborno, mordida u otro pago o beneficio ilegal o indebido; o
• reembolsar o devolver un soborno, una comisión o cualquier otra cosa de valor ilegal o indebida proporcionada o pagada por otra persona.

Además de cumplir con las prohibiciones específicas de esta Política, esperamos que nuestros empleados, socios y proveedores ejerzan en todo momento el sentido común y el buen juicio a la hora de evaluar si algún acuerdo pudiera percibirse como corrupto, inapropiado o incompatible con los más altos estándares éticos.

3. ¿QUÉ PASA CON LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS?

Los funcionarios públicos incluyen:

• cualquier funcionario, empleado o representante de un gobierno, ya sea nacional, federal o local, incluidos los empleados de las fuerzas del orden o de los organismos reguladores;
• cualquier persona de los poderes legislativo, administrativo, militar o judicial;
• cualquier funcionario, empleado o representante de una empresa comercial de propiedad o controlada por el gobierno (por ejemplo, empresas estatales, fondos soberanos y organizaciones de medios de comunicación de propiedad estatal) o de una organización benéfica controlada por el gobierno;
• cualquier funcionario, empleado o representante de un partido político o cualquier candidato o titular de un cargo público;
• empleados y representantes de organizaciones internacionales públicas (por ejemplo, el Banco Mundial o la ONU);
• cualquier miembro de una familia real, y
• cualquier otra persona que ejerza una función pública.

Las relaciones con funcionarios públicos presentan un mayor riesgo de soborno y corrupción. Esto puede deberse a la función que desempeña un funcionario público, a las facultades que tiene para dirigir fondos estatales u otros recursos, o a la jurisdicción en la que se encuentra el funcionario público.

• En muchos países, las leyes aplicables al soborno de funcionarios públicos pueden aplicar controles más estrictos al modo en que los individuos y las organizaciones interactúan con ellos que los aplicables al sector comercial.
• En algunos países existen límites legales estrictos sobre el valor de los regalos o la hospitalidad que se pueden ofrecer a los funcionarios públicos. Ofrecer regalos o atenciones por encima de esos límites puede hacer que usted o los funcionarios públicos cometan un delito.

Por lo tanto, el riesgo de que ciertas acciones de Quintas Energy, tales como proporcionar hospitalidad a un Funcionario Público, puedan ser consideradas inapropiadas o ilegales es también mayor. Si un empleado está involucrado en cualquier negocio que involucre a funcionarios Públicos, siempre debe actuar en línea con esta Política. Si se contrata a un tercero para que actúe en nombre de Quintas Energy con los Funcionarios Públicos, el encargado debe referir esa relación al General Counsel de Quintas Energy para la debida diligencia antes de entrar en ella.

Quintas Energy prohíbe la entrega de dinero o cualquier otra cosa de valor a Funcionarios Públicos nacionales o extranjeros con el propósito de influenciar sus acciones oficiales o comerciales con el fin de obtener una ventaja para Quintas Energy, o cuando el proveedor sabe o sospecha que sería impropio para el Funcionario Público recibirlo. Esto incluiría, por ejemplo:

• influir en un funcionario público para que conceda una licencia o un permiso que Quintas Energy necesita para realizar obras en un lugar determinado o para acelerar su proceso fuera de los cauces legales habituales;
• pagar a un funcionario público para que proporcione a Quintas Energy información o documentación que el funcionario público no está legalmente autorizado a revelar; o
• influenciar a un Funcionario Público para que presione en nombre de Quintas Energy en relación a la legislación o política de relevancia para el negocio de Quintas Energy.

4. PAGOS FACILITADORES

En algunos países, los llamados "pagos de facilitación" pueden ser exigidos personalmente por los funcionarios públicos a cambio de una acción gubernamental rutinaria, como la obtención de un permiso de planificación o la aceleración del control de la construcción o la certificación de salud y seguridad. Estos pagos no suelen ser aceptables y a menudo son ilegales según la legislación local.

La política de Quintas Energy es, por lo tanto, que todos estos pagos están prohibidos, incluso si son comunes en un país en particular. Puede haber raras ocasiones en las que tales pagos no pueden ser evitados, como cuando tu salud o seguridad está realmente amenazada o en riesgo. En tales circunstancias, la salud y seguridad tienen prioridad y, si es necesario hacer un pago de facilitación para salir de la situación, puede hacerse. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que este pago debe ser reportado a Julia Obermöller (General Counsel) tan pronto como sea posible y registrado con precisión en los libros y registros de Quintas Energy. Para ser claros, tales circunstancias no incluirían cuando la justificación de un pago es sólo presión comercial - como cuando se exige un pago de facilitación para obtener un permiso gubernamental expedito para un proyecto.

5. TERCEROS Y DILIGENCIA DEBIDA

La mayoría de las leyes anticorrupción imponen responsabilidad a las empresas que se involucran en el pago directo o indirecto de sobornos. Quintas Energy y sus empleados pueden incurrir en responsabilidad cuando terceros realizan pagos ilegales en nuestro nombre. Esta exposición puede ser penal, civil y/o de reputación, y puede surgir incluso cuando los empleados no autorizan ningún soborno.

Por lo tanto, es muy importante que se tomen medidas para asegurar que no se ofrezcan o realicen, o se soliciten o reciban, pagos indebidos por parte de terceros que trabajen para Quintas Energy. Para asegurarnos de que este es el caso, requerimos que aquellos que son responsables de seleccionar y contratar a terceros que nos suministran bienes o servicios consideren cualquier riesgo de soborno que pueda surgir como resultado de esa relación y apliquen los controles apropiados para mitigar esos riesgos. Parte de esto implica aplicar algo de sentido común: sólo debemos trabajar con terceros que estemos seguros de que comparten nuestros valores y cuando trabajar con el tercero sea en interés de Quintas Energy. Sin embargo, identificar dónde pueden surgir riesgos específicos de soborno no siempre es sencillo.

Ciertas relaciones específicas siempre deben ser referidas al equipo de Cumplimiento de Quintas Energy/ General Counsel de Quintas para su revisión antes de que sean contratadas por Quintas Energy. La siguiente es una lista no exhaustiva de terceros de alto riesgo, que se incluirían en esta categoría:

• Cualquier persona que se dedique a la prestación de servicios con el fin de generar negocios o ingresos para Quintas Energy, tales como agentes de ventas o de marketing, introductores o intermediarios contratados para ayudarle a identificar y/o ganar oportunidades de negocio específicas.
• Cualquier persona contratada para prestar servicios a través de los cuales interactuará con Funcionarios Públicos en nombre de Quintas Energy. Esto puede incluir a consultores, asesores fiscales, abogados, agentes, fijadores, especialistas en relaciones públicas y transportistas u otros que traten con funcionarios de aduanas.
• Cualquier persona contratada para interactuar con funcionarios públicos o contratistas del sector comercial cuando el tercero es remunerado sobre la base del éxito en la obtención de un contrato, permiso, licencia u otras decisiones a favor de Quintas Energy.

6. REGALOS Y HOSPITALIDAD

Si un empleado está considerando ofrecer, aceptar o proporcionar regalos, hospitalidad o entretenimiento (que incluyen, por ejemplo, comidas, eventos benéficos y deportivos, fiestas y conciertos), que podrían ser o ser interpretados como un soborno, debe asegurarse de que tales regalos o entretenimiento sólo se proporcionan cuando:

• son de buena fe, ocasionales, adecuados y razonables;
• cumplen con las leyes aplicables, y no se permiten regalos para los funcionarios públicos o las autoridades gubernamentales;
• constituyen una cortesía comercial normal (como el pago de una comida); y
• no sean razonablemente susceptibles de ser considerados como un soborno.

Algunos tipos de regalos y hospitalidad nunca son aceptables. Estos son:

• cualquier regalo u hospitalidad que pueda tener, o pueda considerarse que tiene, un efecto material en cualquier transacción comercial que haya sido, o que pueda ser, realizada por Quintas Energy;
• cualquier regalo u hospitalidad que pueda dar lugar a un conflicto de intereses entre la persona que lo da y la que lo recibe;
• cualquier regalo u hospitalidad cuya recepción sea ilegal o esté prohibida por la organización de la otra parte, por ejemplo, por sus políticas;
• cualquier regalo en metálico o su equivalente en metálico (el equivalente en metálico incluye tarjetas regalo, certificados de regalo, préstamos, acciones y opciones sobre acciones, etc.);
• cualquier cosa que se ofrezca como quid pro quo (se ofrece a cambio de algo);
• cualquier hospitalidad o entretenimiento inapropiado (por ejemplo, cualquier cosa que sea indecente o sexualmente explícita o que pueda afectar negativamente a la reputación de Quintas Energy); y
• cualquier cosa que sea, o pueda interpretarse como, destinada a crear una influencia inapropiada.

Si existe alguna duda sobre lo apropiado de un regalo u oferta de entretenimiento, consultar con el Contacto de Cumplimiento de Quintas Energy (actualmente la General Counsel de Quintas Energy, Julia Obermöller).

7. LIBROS Y REGISTROS

La integridad de los registros contables de Quintas Energy es esencial. Todos los recibos y gastos, incluyendo las declaraciones de gastos personales, deben estar respaldados por documentos que describan exacta y adecuadamente dichos gastos. Se prohíbe la falsificación de cualquier libro, registro o cuenta de Quintas Energy y la presentación de cualquier declaración de gastos personales falsa o solicitud de reembolso de un gasto personal no relacionado con el negocio.

8. PREGUNTAS SOBRE ESTA POLÍTICA Y NOTIFICACIÓN DE CUALQUIER PROBLEMA

Si en caso de duda o pregunta sobre la interpretación o aplicación de esta Política, por favor, póngase en contacto con el Contacto de Cumplimiento de Quintas Energy (actualmente la Consejera General de Quintas Energy, Julia Obermöller).

En caso de estar en conocimiento de cualquier violación real o sospechada de esta Política, debe reportarse al Departamento de Cumplimiento de Quintas Energy, o en caso de incomodidad al plantearlo con el Consejo General de Quintas Energy, puede hacerse con Admin (María Luisa Jiménez). No permitiremos represalias de ningún tipo por o en nombre de Quintas Energy contra cualquier individuo por hacer reportes de buena fe de violaciones a esta Política.

Debe cooperarse plena y abiertamente con cualquier investigación de Quintas Energy sobre una supuesta o presunta actividad corrupta o incumplimiento de esta Política. La falta de cooperación o la falta de información veraz puede conllevar el estar sujeto a una acción disciplinaria cuando sea aplicable, hasta e incluyendo la terminación del empleo.